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Dokumentensicherung


In jedem Haushalt sollten in einer Dokumentenmappe alle wichtigen Dokumente (bzw. deren beglaubigte Abschriften oder Fotokopien) zusammengestellt werden. Sie sollte jederzeit aktuell und griffbereit gehalten werden. Für einen Notfall sollte ihr Aufbewahrungsort jedem Familienmitglied bekannt sein.

Sind wichtige Papiere erst verloren gegangen, so ist ihre Wiederbeschaffung unter Umständen schwierig oder sogar unmöglich. Eine Dokumentation Ihres Eigentums, z. B. in Form von Fotos, kann gegebenenfalls zur Vorlage bei der Versicherung hilfreich sein. Eine leicht transportable Möglichkeit zur Datensicherung bieten u. a. separate Festplatten, CDs oder USB-Sticks.

Sie können Duplikate wichtiger Dokumente auch bei Freunden, Verwandten, Anwälten oder Banken hinterlegen. Denken Sie daran, dass eine Reihe von Kopien gegebenenfalls beglaubigt werden muss.


In die Dokumentenmappe gehören:

  • Familienurkunden (Geburts-, Heirats-, Sterbeurkunden) bzw. Stammbuch

  • Renten-, Pensions- und Einkommensbescheinigungen

  • Sparbücher, Aktien

  • Fahrzeugbrief

  • Versicherungspolicen

  • Zahlungsbelege für Versicherungsprämien, insbesondere Rentenversicherung

  • Zeugnisse

  • Verträge

  • Grundbuchauszüge

  • Testament u. ä.

  • Patientenverfügung / Vollmacht


Ein paar grundsätzliche Informationen zu Speichermedien:

Grundsätzlich hält kein Speichermedium die Informationen unbegrenzt lange. Daher kann auch kein einzelnes Speichermedium empfohlen werden, sondern man muss die derzeitigen Vor- und Nachteile gegeneinander abwägen.

Bei Festplatten treten im Falle langer Aufbewahrung häufig Probleme mit den mechanischen Komponenten auf. USB-Sticks speichern Daten durch elektrische Ladungen - diese bauen sich mit der Zeit ab und werden durch Umwelteinflüsse gestört. Auch auf CD-RW's und ähnliche Datenträger wirken negative Umwelteinflüsse. Es gibt auf dem Markt inzwischen Datenträger für die die Hersteller unter bestimmten Bedingungen eine Mindesthaltbarkeit aussprechen. Der Wert solcher Garantien ist aber in den Medien noch umstritten.

Wichtig ist daher, dass Bürger die Speichermedien, auf denen sie wichtige Informationen ablegen, regelmäßig auf deren Funktion überprüfen und eventuell mehrere Kopien mit Hilfe verschiedener Systeme anlegen. So könnte man die Daten auf CD-RW brennen und zudem auf einer Festplatte speichern. Falls die CD-RW oder die Festplatte bei einer Überprüfung Schäden aufweißt, so sichert man die Daten einfach wieder auf einen neuen Datenträger. Neben der reinen Datensicherung sollte man auch bedenken, dass die Programme mit denen entsprechende Dateien erstellt wurden, vielleicht in einigen Jahren nicht mehr selbstverständlich zu Verfügung stehen. Das kann im ungünstigsten Fall dazu führen, dass eine Datei auf einem neuen Rechner (mangels alter Software) nicht mehr geöffnet werden kann. Möglicherweise ist es ratsam, nach gewissen Zeiträumen das Speicherformat zeitgemäß anzupassen.

Bei der Aufbewahrung der Datenträger sollten diese vor extremen Umweltbedingungen geschützt werden. Solche Bedingungen sind extreme Hitze oder Kälte, Staub, starke elektromagnetische Felder, Feuchtigkeit, ionisierende Strahlung etc.

Orte im Haushalt, an denen mit solchen Einflüssen zu rechnen ist, (z. B. nicht isolierte Keller in Hochwassergebieten, usw.) sind daher für die Lagerung der Datenträger zu vermeiden.